Desde el pasado 12 de mayo es obligatorio registrar las horas de entrada y de salida de nuestro puesto de trabajo, una medida que a algunas empresas pilló por sorpresa y que no supieron como abordar. Para irnos olvidando del papel y de instalar máquinas específicas en oficinas que realicen dicha función -estas últimas por lo general, suponen un gasto un tanto elevado- quizá una de las soluciones más prácticas sea recurrir a las apps para fichar en el trabajo que están especialmente diseñadas para empresas y empleados.
Este tipo de aplicaciones se instalan en el smartphone o tablet, aunque también se pueden utilizar desde el ordenador, y en ellas el administrador puede ver la actividad de los empleados, así como éstos pueden fichar su rutina laboral al llegar o terminar su jornada.
Apps para fichar en el trabajo, la solución más práctica y cómoda para cumplir con la Ley
La mayoría de apps para fichar en el trabajo son extremadamente sencillas de utilizar (al fin y al cabo se dirigen a un público muy amplio) y ciertamente similares entre ellas, o al menos comparten unas bases comunes. En este caso, vamos a tomar Reloj Laboral como ejemplo, que cumple con la normativa vigente según el real decreto-ley 8/2019 del 8 de marzo.
Una de las primeras funciones que desempeñaremos al iniciar la app será crear usuarios; uno de ellos (o más) tomará el rol de administrador, perfil que se encarga de monitorizar, registrar, invitar y ejercer funciones de control sobre los empleados, que serán los perfiles de cada trabajador de la plantilla o equipo.
El administrador puede establecer diferentes tipos de control: por ejemplo, no definir horarios para que los empleados tengan libertad a la hora de empezar y terminar la jornada, o sí establecerlos ya sean flexibles o estrictos, donde los empleados tendrán que fichar dentro de los mismos.
Además del administrador, también encontramos figuras de control como el subadministrador y el responsable de grupo (que sólo tiene poder sobre un grupo determinado, esto podría ser un área de la empresa, por ejemplo).
Luego, como indicábamos antes, cada usuario puede utilizar esta app desde donde prefiera: bien en su teléfono, en su tablet o en su ordenador. En el caso de este último, la app de escritorio dispone de comodidades tales como empezar a registrar la jornada en cuanto se abre el prorama y finalizarla cuando se cierra la misma.
Vacaciones, notificaciones e informes sobre los registros de la jornada laboral
Otro de los detalles a destacar es que la app envía una notificación cuando la jornada ha terminado, avisando por tanto que ya es hora de fichar la salida. De igual forma, es capaz de contabilizar las horas trabajadas y horas extra dependiendo siempre del tipo de horario o proyecto que el administrador haya indicado.
Así mismo, es posible consultar el histórico de todos los días, revisar el periodo de vacaciones e incluso exportar un registro en Excel o PDF con la fecha y hora de entrada y salida, dirección IP, dispositivo e ubicación de cada fichaje.
A día de hoy, que cualquier usuario cuenta con un smartphone -y en otros casos, la propia empresa cede uno-, las apps para fichar en el trabajo son uno de los mejores sistemas para tener cubierto esta situación que en algunas empresas no se ha logrado adaptar a gusto de toda la plantilla.
